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关于建立与维护律师团队的实践与思考
发布时间:2010-5-10
关于建立与维护律师团队的实践与思考
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上海市锦天城律师事务所合伙人:罗建荣律师
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????? 多年来,我一直在思索这样一个问题:专业化分工与团队合作,是提高律师服务质量,建立服务品牌的关键,而法律策划则是律师服务的最高境界。
????? 为了实现上述目标,我一直在努力进行探索并在实践中不断修正策略与方案,并努力走出一条行之有效的团队合作之路。
1993年9月,我辞去了大学教师的工作,加盟到一家律师事务所,1994年开始执业律师的生涯。1994年至1996年,为了解决温饱问题,我每天在扮演一个诉讼律师的角色。在事无巨细,大大小小的案件中,我奉献了每一个节假日,建立一个被今天的我“遗弃”的客户群。1996年下半年至1999年上半年,我的视角涉及建筑房地产的法律服务领域,开始了我试图转型的迷惘期。1999年下半年至2002年,是我的转型期,从诉讼律师转型为非讼律师,从“多种经营”律师业务,转型为房地产专业律师。在此期间,我与多名合伙人合作,试图建立一个综合经营,又兼具专业特色的团队,但由于专业分工不明,团队管理不善,最后“综合团队”解体。我在迷惘中,写了不少有关房地产法律方面的书及文章,这或许是我在转型期的最大收获。2003年至今,转型基本成功,业务及团队管理渐入佳境,但依然有不少困惑,依然在探索中。
以下是我在平常工作中思索着、实践着的一些想法与体会,抛砖引玉,与同行共享。
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一、关于团队架构的思考:
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????? 一个好的专业团队,应当由具有不同专业背景、不同阅历、不同年龄层的专业人士组成。律师是一个特殊的专业群体,因此律师团队的理想管理模式不是人才的控制,而是资源的融合。这种资源的融合,应当具备一定的条件。这种条件大体为:
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(一)一个专业权威的存在与认同。
????? 也就是说,在此类团队中,应当有一名律师在专业方面独具特长,而这种专业特长,应当为加盟团队的每一位成员所认同。中国的律师业还处于一种初级阶段,中国律师业与世界发达国家的律师业还存在很大差距。因此,在初级阶段的律师团队,还需要一名“精神领袖”,而这种精神领袖除了必要的人格魅力外,更多的是依赖于他的专业能力。很难想象,一个专业能力不强的律师能管理好一个由精英组成的律师团队。或许一个相当规模的律师事务所可以尝试“职业经理人”管理制度,而一个专业的律师服务团队,不可能由一个具有管理能力但不具有专业优势的“经理人”进行管理。
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(二)团队权威的理念与战略。
????? 一个专业权威,如果不具有团队管理的战略愿景和创新的理念,那么他就不能成为团队管理者,即使他成为管理者,团队也不具有生命力。美国着名的商业顾问加里·胡佛在他出版的《愿景》一书中认为:“成功的领导人的一个显着特点便是,他们有着将自己的注意力始终集中在重要概念上的能力……,他们看到的不是细节问题,而是整幅图景。”因此,作为团队负责人,他不能光回顾过去,看到现在,更重要的是能展望与规划未来。而他对未来的清晰规划与架构设计,将影响到团队成员的加盟与资源的融合。
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(三)人脉渊源。
????? 一个团队是否稳健,是否具备战斗力,团队是否具备持久长期发展的动力,很大程度上取决于人脉渊源。因此,律师团队的核心成员,大多具有一种渊源关系。比如“长期伙伴型”,有些律师团队的主要成员,大多来自于多年共事的同事,彼此间志趣相同,具有很大的包容性;“师兄师妹型”,大多来自于同一个专业或同一个院校,有亲切感与认同感,同出师门,更具合作精神;“专业互补型”,比如房地产律师团队,由具有不同专业能力,又具法律专业特长的复合人材组成。如会计师、税务师、工程师与律师等复合人材,组成一个专业互补,取长补短的专家型团队。
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(四)团队文化
????? 阿里巴巴网站的首席运行官马云曾说过一句话,“团队需要的是人才,而不是人精。”我十分赞同他的观点。一个团队成员,最主要的是具备合作精神,他可以有独特的思维与行事方式,但他应当将优势与特长融合到团队中去。天空行空,独往独来,凡事只考虑个人利益的“人精”,尽管他具备一定专业能力,但他肯定不是一个好的团队成员。
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二、关于团队架构的实践
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????? 基于以上想法,我从2002年开始,逐步建立并不断完善房地产法律服务的专业团队。目前,我们的房地产团队由十一名律师及法律辅助人员组成。这十一名律师中,其中三名律师具有多年大学法学教育的经验,两名律师曾担任过法官,两名律师具有助理工程师职称,一名专职律师具有注册会计师职称,一名后援律师兼具注册会计师及注册资产评估师资格,一名律师具有英国仲裁员资格。
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团队架构图(一):管理思路
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团队架构与维护
资源融合
团队文化
管理流程
风险控制
复合人才:律师具有会计师、税务师、大学教师、法官的专业背景
人员调配:基础成员→资深律师→后援律师
????? 原则??????
工作上:合作伙伴
生活中:兄弟姐妹
基础成员每年一次出国旅游
全体团队国内集中一次旅游
生日、节假日与加班时的适当聚餐与派对
培养积极进取的学习精神,钻研专业,撰写文章
基础成员坐班制:保证日常的工作联络、咨询、合同审查等
建立文本收发、归档、质量监控管理制度
建立房地产服务的模式与流程,统一服务理念与服务流程
工作量与质量考核
合理的利益分配,奖惩分明
合同文本:每份合同实行3+1流转审核,即由三名律师对每份合同进行初审、复审、统稿,再由一名行政助理负责校对、格式编排与送达
谈判:二名以上律师参与,资深律师与专业助手结合,更换律师时应保留一名原经办律师,以保持业务管理的延续性
统一报价,统一宣传,统一服务模式
建立网站:第一房地产法律网,建立团队的业务平台及文化家园

团队架构图(二):员工配置
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基础成员:50%(含法律辅助人员10%)
资深聘用:30%
后援:30%
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三、团队“灵魂”——团队负责人的兼容角色
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我认为,一个好的团队,首先要有一个好的团队负责人。这个团队负责人应当具备专业方面的威望与良好的人格魅力,他的工作方式与管理模式应当被团队成员所认定。因此,我认为团队负责人应当担当以下角色:
1、专业权威。
一个团队负责人,应当对工作抱有最大热情,他能够在遇到困难时给予团队成员以必要的信心与精神支撑。因此,他必须努力钻研,通过多年的学习与奋斗,成为某一领域的专家,即使他不能成为专家,他也应当是某个领域的专业“工程师”,而不仅仅是一个不具有专业优势的管理者。
2、市场开拓者。
团队负责人,应当具备良好的市场开拓能力与维护能力,一个没有相当充沛案源的律师,绝对不能成为一个团队的优秀负责人。或许很多人会不同意我的观点,而事实上,现阶段发展较好的律师专业团队,通常是由具有开拓能力的专业律师领衔。
3、团队管理者。
一个专家型律师,仅有专业能力,不能领导好一个团队,他必须有好的管理思路,并建立行之有效的管理模式,包括管理流程、专业分工模式、报价模式、合同审核流程、奖惩制度、利益分配制度、专业培训方案等等。而且,他必须有好的管理理念,他不仅能注重细节,更重要的是,他能够规划未来和控制全局。
4、品牌创立与拓展的架构师。
团队负责人,首先应当建立个人的品牌,通过多年经营,发展成专业团队的品牌,然后提升为律师事务所的专业服务品牌。
5、团队与客户关系的协调员。
团队负责人应当预留一定的时间,与客户保持必要沟通,倾听客户对律师的评价与反应,并在每次提供服务时指派专业对口的律师,处理与化解客户的投诉,并及时解决客户合理的要求。
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四、建立事务所大背景下的团队文化
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我们的房地产律师团队,正处在锦天城这个规模大所的背景下,进行专业化的运作。锦天城强调精神合伙。正如加里·胡佛关于“规模的神话”中陈述的观点一样,“大公司更容易陷入制度与程序之中……,很少有空间提供给独特风格或具有企业精神的人。”但锦天城的民主管理与精神合伙的企业文化,恰恰给专业团队的建立与壮大提供了一个广阔的舞台。锦天城在某些事项不能形成决议时,强调“无为而治”。“无为”不是“不作为”,无为是在认同基本原则及不损害集体利益的前提下,允许具有管理能力的合伙人依据章程各司其职。而且,如遇到重大事项须进行决策时,可通过“书面签证”的方式解决一些具体事务。在这种大背景下,专业律师团队在宽松的企业文化氛围中,构筑具有各种特色的团队文化。
首先,我们的团队是一个专业的团队,团队的基础成员只从事房地产法律服务,且服务领域仅限于房地产项目投资中的法律服务。由于服务领域的相对集中,使专业律师有较多的时间学习与钻研房地产法律知识。由于专业服务的特色与专业团队的环境,使年轻的专业律师积累了大量的房地产法律服务的经验。我们建立了团队自有的房地产文本系统,统一了房地产法律服务模式,建立了一套适合房地产法律服务的管理流程及质量控制体系。
其次,建立了团队自己的网站(第一房地产法律网,网址:www.onlylaw.com.cn),从而建立了一个团队学习、与客户沟通、与读者交流的专业平台。并希望通过这个平台,逐步将团队文化渗透到我们的客户群。
第三,通过数年的实践与摸索,建立了一套团队考核,不定期聚会及国内外旅游的制度,加强团队凝聚力及向心力,减轻工作压力,提高工作积极性。
第四,加强团队专业助手的培养,为团队培育新生力量。专业助手逐步养成独立思考与相互探讨相结合的办案风格。遇到重大项目的法律论证,实行分工合作,重点讨论的方法。每份合同均须经过多人审核,再由资深律师统稿后签发,保证文本的质量,控制律师承办业务的风险。
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五、专业助手的执业培训
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(一)律师助手的特点与作用
在合伙制律师事务所,律师助手是一个特殊的群体,在从事房地产业务中,律师助手充当合伙律师助手与秘书的角色。合伙制律师事务所在招聘律师助手时通常会考虑以下因素:
1、外在的整体形象;
2、应聘者希望成为律师事务所一员的强烈愿望,并以将来从事律师职业作为终身荣耀;
3、有较好的电脑及外文基础;
4、注意应聘者的学校经历、家庭教育、社会实践等因素;
5、有一定文字功底及语言表达能力;
6、较好的专业基础。
365bet体育在线手机律师助手或律师助理,在合伙制律师事务所具有相应的地位。在合伙制律师事务所,强调团队精神及专业化分工,由于合伙律师或资深律师的精力、能力的限制,需要有一批律师助手类似辅助他们的工作。律师助手尽管缺乏实践经验和单独拓展法律服务领域的能力,但经过培训,律师助手能胜任合伙人秘书及助手的相应工作。律师助手一般具有以下优点:首先,年轻好学是他们的第一资本。这些刚踏出学校门的年轻人,有旺盛的精力和强烈的求知欲,他们渴望在带教老师的指导下展翅飞翔,将他们在课堂上学到的专业知识运用到实践中去,另一方面,由于实践经验的缺乏和对资深老师的敬仰,使他们在诚惶诚恐的心情下学会生存的本领。其次,这些年轻人有较强的外文与计算机功底。容易接受新生事物,适应一切新的工作方式,接受来自多方面的挑战和工作压力。再次,律师助手有较强烈的参与意识,他们希望参与非讼与诉讼的每一个环节,争取早日跨入专业律师的门槛。所以,律师助手也容易产生急功近利或眼高手低的心态,常常会发生一些不利于业务发展和事务所管理的负面影响。特别需要指出的是,由于大学理论教育与实践的严重脱节,这些新进大学生充当律师助手的知识结构需要经过较大的调整,特别是房地产服务领域,很多新进大学生普遍感到在学校里接触到的知识少得可怜,因为大学法律专业偏重于刑法、民法、经济法等大学科的教学,而对专业化法律服务领域的新课题则过于粗浅。这种教学模式,导致法学专业大学生知识结构广而不精,大而不专。因此,如果在法学教育中设立律师专业,一定会受到用人单位的欢迎。
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(二)律师助手的主要工作
律师助手是合伙律师及资深律师的秘书与助手,其主要工作大致包括以下几个方面:
1、接待工作。律师助手应做好来访客户及其他客户的接待工作。如果合伙律师不在办公室,应及时与合伙律师联系,并根据指令安排好客户,包括安排休息、等候、地点、茶水、赠送宣传资料等,并可根据合伙律师的要求,做一些前期法律服务工作。
??? 2、文本收发管理工作。文本收发工作包括电话记录、收发传真、电脑信息库工作、制作文本、信息库、格式合同、律师实务工作接受业务培训、管理培训、收发法律文本、收发电子邮件等。
??? 3、电脑信息库工作。电脑信息库工作包括以下内容:①打印合伙人或指导律师交付的打印法律文本的工作;②建立客户信息库;③建立法规信息库;④建立网络下载信息库;⑤利用电子信箱、网络及时与客户沟通;⑥其它。
4、制作法律文本。法律助手在大学读书期间,有一门法律文书课,但学校里的法律文书主要是一些司法文书,如诉状、判决书、起诉书等,而一些非讼法律文书接触得比较少。特别是房地产领域,有很多法律文本需要制作。比如资信调查报告、项目建议书、项目可行性研究报告、建筑工程施工合同、监理合同、商品房买卖合同、法律意见书、见证书等。制作文本从内容上看,从篇章结构、文句组织、法条适用、证据来源等方面精心制作;从文本的姓氏上看,文本的“包装”、纸张颜色、装订材料的选择等方面都要认真考虑。
5、参加律师业务培训。包括参加律师资格考试培训、律师专业培训及秘书事务培训。
6、作为合伙人或律师的助手,参加律师实务,如进行非讼调查、参加法院庭审、参加房地产律师跟踪服务项目等。
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(三)房地产类律师助手的培训
对于一些新进的律师事务所的律师助手,要进行定期培训。培训内容如下:
1、适应环境培训:
①介绍事务所的管理机构,如合伙人会议、行政部、财务部等;
②律师助手了解事务所的规章制度和工作方式;
③告知合伙人及指导律师的工作方式、对律师助手的要求。
2、客户联络培训:
①介绍并提供合伙人、指导律师的客户或当事人,让律师助手了解客户基本情况、联系人、联络地址、电话等;
②教会助手接待联络客户的一些规则:
A、尊重客户并遵守对客户的承诺,保证律师助手的任何情绪、言辞、行为绝对不得造成客户(当事人)的不愉快或缺乏信任感。
B、保守客户的秘密。不该说的不说,不该做的不做,不允许律师助手在亲友、同学之间议论客户或谈论案情。
C、及时传递客户的信息、要求。
③代表合伙人访问客户,递达事务所简介资料、法律文本等。
④合伙人因故不在事务所时,根据需要陪同客户(当事人)参观事务所办公室、图书馆、会议室,参加事务所的一些活动。
3、新法规的培训。
采用讲座、自学等方式组织律师助手进行最新法规及政策的学习与考核。
4、指导助手制作法律文本,特别是一些非讼法律文本的制作并监理文档库。
5、指导助手监理电脑信息库。告知助手,合伙人需要哪些方面的信息库并逐步建立符合合伙人服务领域的信息库。
6、请建筑房地产专家、教授、资深房地产律师讲课,通过系列讲座使律师助手尽快入门。
7、参加律师实务培训。
①组织律师助手旁听案件审理或让助手参加庭审及法庭辩论。
②组织律师助手参加房地产投资项目的法律服务、现场咨询、现场协调会、参加项目谈判等。
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六、团队风险控制
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团队服务的风险,最主要来自于以下几个方面:
1、起草、修改、审查法律文书(主要是合同)的风险;
2、出具法律意见书,办理律师见证的风险;
3、参与谈判,出庭代理诉讼的风险;
4、执业环境中特别事件的风险,如会见刑事当事人、审查当事人证据等;
5、提供附条件专项法律服务的风险,如保管原始凭证、监管原始票据等的风险;
6、基于契约引起的风险,如合同中约定的律师责任赔偿风险;
7、其它可预知或不可预知的风险。
如何规避和控制上述风险,我认为主要应考虑以下几个重点:
(一)加强律师专业培训,提高律师的理论基础及实践能力;
(二)专业化分工,律师只做“专科医生”,不做万金油律师;
(三)加强律师的职业道德教育,设置道德与法律的底线,从管理流程及制度着手,规避各种风险;
(四)建立一套团队行之有效的风险控制流程,如合同文件的流转审核制,禁止一人办案,实行专业化分工的办案组合;
(五)建立团队的专业文本库,并对团队成员进行培训,在文本中设置声明及除外条款,或免责条款;
(六)加强文档管理,随时复核承办的业务,加强客户回访工作。
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